Eine Agentur hat oft dasselbe Problem: Es wird an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet. Agile Methoden helfen dabei, diese parallelen Aufgaben zu ordnen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir unsere Projektabläufe im Agentur-Alltag strukturieren.
Das Problem mit verschiedenen Projekten
Ständige Kontextwechsel kosten Zeit. Wer gerade am Redesign der Webseite für die Muster GmbH arbeitet und kurz darauf zum Logo-Entwurf für die Bäckerei von Peter Muster wechselt, muss sich jedes Mal neu in ein Projekt eindenken. Ein einzelner Wechsel dauert zwar nur wenige Minuten, über den Tag und die Arbeitswoche hinweg summiert sich dieser Verlust jedoch erheblich.
Was sind agile Methoden?
Agile Methoden stammen ursprünglich aus der Industrie und der Software-Entwicklung, passen aber ebenso gut in den Agentur-Alltag. Die Arbeit wird dabei in feste Zyklen unterteilt, und grosse Projekte werden in überschaubare Teilaufgaben zerlegt. Das Redesign einer Webseite besteht dann zum Beispiel aus einzelnen Arbeitspaketen:
- Gestaltung des Navigationsbereichs
- Überarbeitung der Startseite
- Anpassung des Kontaktformulars
Bekannt wurden solche Ansätze unter anderem durch das Kanban-System von Toyota. Ein weiteres verbreitetes Rahmenwerk in der Software-Entwicklung ist Scrum. Da Scrum feste Rollen und Zeremonien voraussetzt, lohnt es sich meist erst ab einer gewissen Projekt- und Teamgrösse. Für kleinere Agenturprojekte ist ein schlankerer Ansatz oft praktischer.
Ein Zyklus dauert bei uns genau eine Woche: von Montagmorgen bis Samstagabend.
Unser Vorgehen im Alltag
Bei uns hat sich ein pragmatischer Mittelweg bewährt. Jede anfallende Arbeit – vom Beantworten technischer Kundenfragen bis zu Updates an bestehenden Webseiten – wird als eigene Aufgabe erfasst. Dafür nutzen wir Wunderlist.
Jede Aufgabe wird zu Beginn des Zyklus einer Person zugewiesen. Grössere Aufgaben lassen sich in Teilaufgaben gliedern.
Alle Aufgaben laufen über dieses System, damit spontane Zurufe und E-Mails nach dem Muster «Kannst du mal schnell …» den Arbeitsfluss nicht unterbrechen. Unser Ablauf sieht so aus:
- Wir arbeiten in festen Zyklen von einer Arbeitswoche.
- Zu Wochenbeginn planen wir, welche Aufgaben in diesem Zyklus umgesetzt werden.
- Kommen unter der Woche neue Kundenwünsche hinzu, planen wir diese regulär für den nächsten Zyklus ein.
- Aufgaben, die am Ende der Woche noch offen sind, wandern in die Planung der Folgewoche.
Zusätzlich synchronisieren wir die Aufgaben automatisch mit einem Trello-Board:
Links stehen alle offenen Aufgaben, in der Mitte die für die laufende Woche eingeplanten Punkte und rechts die bereits erledigten Aufgaben.
Durch die feste Wochenplanung bleiben Projekte berechenbar, und das Team kann konzentriert an einem Thema arbeiten, bevor das nächste ansteht.
